Factuurverwerking

Wanneer we het hebben over factuurverwerking, dan gaat het meestal over de verwerking van inkomende facturen bij een bedrijf. Het is een proces dat bij kleine bedrijven vaak relatief eenvoudig is, maar bij grotere bedrijven al snel erg complex kan worden.

Vier stappen

Het factuurverwerkingsproces van binnenkomende facturen bestaat normaal gesproken uit meerder fases. In deze blog worden de twee belangrijkste fases van de factuurverwerking besproken. Het is een proces dat in kleine ondernemingen wellicht door een enkel persoon kan worden afgehandeld, maar bij grotere ondernemingen zal een factuur soms langs vele afdelingen moeten voordat alle fases zijn doorlopen.

Het belang van goede factuurverwerking

Facturen die te laat worden betaald of waarbij het onjuiste bedrag wordt overgemaakt kunnen de klantrelaties en reputatie van een bedrijf schaden of, indien er teveel wordt betaald, de kredietwaardigheid van het eigen bedrijf treffen. Het is daarom belangrijk om binnen een bedrijf over een goed factuurverwerkingsproces te beschikken. Het zorgt ervoor dat facturen die zijn goedgekeurd en dus betaald moeten worden ook daadwerkelijk binnen de betalingstermijn worden betaald en dat het juiste bedrag op de juiste rekening terecht komt.

Digitale factuurverwerking

Hoewel de meeste bedrijven op dit moment nog altijd handmatig hun facturen verwerken, kiezen steeds meer bedrijven ervoor om facturen digitaal te verwerken. Het overzicht is hierdoor eenvoudiger te behouden, facturen kunnen niet meer kwijtraken, kan automatisch het juiste factuurbedrag worden overgemaakt en kan een factuur eenvoudig door verschillende afdelingen binnen een bedrijf worden bekeken. Het laatste voordeel verkleint uiteraard ook de kans dat een factuur zoek raakt of te lang blijft liggen.